QUI SOMMES-NOUS ?
Spécialiste de la permanence téléphonique médicale depuis 2003, nos télésecrétaires gèrent l’accueil téléphonique et les plannings des praticiens du secteur médical et para médical.
Basés sur la Côte d’Azur, nous collaborons avec de nombreux médecins généralistes et spécialistes, mais également cabinets de groupe, permanences de soin, clinique…
Nous sommes à votre disposition pour vous rencontrer afin d’établir ensemble les bases d’une collaboration de qualité.
Caroline
Responsable d'équipe
Christophe
Gérant
Léa
Responsable d'équipe adjointe
A QUI S’ADRESSE NOTRE OFFRE DE SECRETARIAT TELEPHONIQUE ?
Vous êtes médecin généraliste, pédiatre, spécialiste, chirurgien, anesthésiste, dentiste, psychologue ostéopathe, kinésithérapeute, ophtalmologue, infirmier…
Vous travaillez seul et aimeriez pouvoir assurer vos consultations plus sereinement en confiant la gestion de votre planning et le filtrage des appels afin de ne recevoir que les communications réellement importantes (urgence, confrères, labos, pharmacies…) ?
Vous avez une secrétaire à plein temps ou à mi-temps et vous souhaitez confier votre accueil téléphonique en dehors de ses heures de présences et pendant ses vacances ou maladies ? Vous travaillez en cabinet de groupe, centre médical ou clinique et vous avez besoin d’une solution d’accueil téléphonique en débordement de votre standard actuel ? Vous venez de vous installer et vous aimeriez pouvoir vous offrir les services d’une secrétaire et donner à vos futurs patients une image rassurante ?
Vous êtes à la recherche d’une solution d’agenda partagé accessible sur internet, ordinateurs, tablettes et smartphone, couplée à une offre de prise de rendez-vous sur internet pour les patients et rappel de rendez-vous par SMS ?
Les services de permanence téléphonique médicale Santél répondront à tous besoins !
QUELS SONT LES AVANTAGES
DE LA PERMANENCE TELEPHONIQUE MEDICALE ?
En choisissant les services de Santél, vous bénéficiez de tous les avantages d’une secrétaire au cabinet, disponible 64 heures par semaine et 52 semaines par an.
Bien entendu, nous répondons aux appels de vos patients pour leur donner des rendez-vous ou prendre des messages, mais nous savons aussi :
- vous transférer directement certains appels (tels que définis ensemble préalablement)
- gérer rapidement les appels à caractère urgent
- rappeler certains patients selon vos instructions (changements de dosage, modifications de rendez-vous…)
- réorganiser votre agenda en cas de désistements
- tenir à jour des listes d’attentes de patients dont nous n’avons pu satisfaire la demande
- envoyer des SMS de rappel de rendez-vous
- vous prévenir par téléphone ou SMS d’un rendez-vous de dernière minute
- convaincre vos patients que le remplaçant est très bien lui aussi !
- guider gentiment vos nouveaux patients jusqu’au cabinet grâce aux indications, photos et cartes intégrées dans notre logiciel
- gérer les patients indésirables
Et tout ça avec le sourire et professionnalisme !
COMMENT FONCTIONNE LA PERMANENCE TELEPHONIQUE MEDICALE ?
Lors d’un rendez-vous en votre cabinet ou par téléphone, nous établissons ensemble un cahier des charges qui nous permettra de connaître vos habitudes de travail (horaires, types et durée des consultations, priorités…) et vos attentes en matière de permanence téléphonique médicale.
Nous définissons ensemble les niveaux du filtrage d’appels (prise de message ou passage d’appel), les critères et procédures pour les éventuelles urgences ainsi que toutes les actions à réaliser en fonction des spécificités de votre pratique.
Nous mettons ensuite à votre disposition :
- une équipe de secrétaires spécifiquement formées et disponibles de 7h30 à 19h30 en semaine et de 8h00 à 12 h00 le samedi.
- un agenda sécurisé accessible par internet et configuré sur mesure en fonction de votre organisation (horaires, durées de consultation suivant les types d’actes réalisés, créneaux réservés aux urgences du jour, aux actifs, labos…).
- un système de messagerie écrite qui vous permet de consulter les messages pris par les secrétaires et leur communiquer vos instructions (rappels de patients, décalages de rendez-vous…)
- une application gratuite pour Ipad, Iphone et Android.
- Un numéro de téléphone individuel
- un répondeur diffusant une annonce vocale personnalisée au nom de votre cabinet en dehors de nos heures d’ouvertures
Pour utiliser nos services, 2 solutions s’offrent à vous :
- effectuer un simple transfert d’appel de la ligne du cabinet vers le numéro qui vous a été attribué afin que les appels de vos patients aboutissent chez nous.
- communiquer directement à vos patients le numéro de la ligne téléphonique qui vous a été attribuée afin qu’ils puissent contacter vos secrétaires.
Bon à savoir :
- Vous pouvez transférer et reprendre votre ligne à votre convenance. Nos tarifs sont totalement adaptés aux spécificités des professions de santé et vous permettent de gérer de façon très souple votre utilisation du secrétariat. Chez Santél, pas de forfait en volumes d’appels, votre facture s’adapte automatiquement à vos besoins et à votre activité !
- Vos patients ont l’habitude d’appeler indifféremment sur votre portable professionnel et sur la ligne du cabinet ? Aucun problème ! Vous pouvez transférer simultanément autant de lignes que vous le souhaitez vers le numéro qui vous a été attribué.
- Lorsque vous transférez votre ligne, votre téléphone ne sonne plus mais vous pouvez continuer de l’utiliser pour effectuer des appels.
- L’agenda mis à votre disposition est totalement interactif. Vous pouvez y noter ou modifier des rendez-vous, ajouter ou supprimer des plages horaires…
COMMENT SE DEROULE UN APPEL ?
Chez Santél, il n’y a pas de pré-décroché musical plus ou moins personnalisé : votre secrétaire répond directement, sans attente, et accueille vos interlocuteurs en votre nom. Lorsque nous recevons un appel sur votre ligne téléphonique, celui-ci est automatiquement attribué en priorité à l’une de vos 2 secrétaires dédiées ou, si celles-ci sont déjà occupées, à la secrétaire la plus disponible et disposant de compétences similaires. En effet, au sein de l’équipe, 2 secrétaires particulières sont en charge de votre dossier. Au fil du temps, elles connaissent ainsi très bien vos patients et vos habitudes de travail, ce qui est un gage de qualité Comme au cabinet, votre secrétaire Santél peut être amenée à répondre sur plusieurs lignes, notamment les lundi matins. Mais les appels prioritaires (urgences, confrères, pharmacies…) sont toujours traités sans attendre et ce, même si la secrétaire était déjà en ligne avec un autre patient. Pendant la conversation, la secrétaire qualifie précisément les besoins de son interlocuteur puis exécute l’action appropriée :
- Donner un rendez-vous adapté au type de consultation requise
- Prendre un message avec toutes les précisions utiles
- Prendre un message à caractère urgent et s’assurer que vous en preniez bien connaissance.
- Vous contacter pour vous transférer l’appel après en avoir validé l’intérêt avec vous.
- Noter un désistement et réorganiser votre planning (en proposant le créneau libéré à une personne en liste d’attente ou en regroupant vos autres rendez-vous par exemple).
- Communiquer au patient des informations répondant à ses questions.
Une fiche contact est créée pour chaque appelant avec nom, prénom et numéros de téléphones ainsi que tout autre renseignement utile pour votre pratique (date de naissance par exemple). Vous disposez ainsi à tout moment des coordonnées de tous vos contacts sur ordinateur mais également sur votre tablette ou votre smartphone (voir outils). Et lors de chaque appel, nous nous assurons que les informations présentes dans les fiches contacts sont toujours bien à jour. Bon à savoir : lorsque nous vous transférons un appel, ce n’est pas facturé ! Seuls les appels entrants et les appels sortants effectués à votre demande sont comptabilisés en fin de mois pour le calcul de votre facture.
QUELS SONT LES MOYENS TECHNIQUES MIS A VOTRE DISPOSITION ?
Agenda multi supports
Nos solutions logicielles sont adaptées aussi bien aux praticiens exerçant seuls qu’aux cabinets de groupes ayant déjà des secrétaires sur place (gestion d’organigrammes et dossiers multiples). Santél met à votre disposition une interface complète et très intuitive pour gérer votre planning et communiquer avec vos secrétaires. Cette interface inclue également l’accès à des listes d’attentes partagées, aux fiches contacts de tous vos patients et à l’historique détaillé des appels reçus. Vous pouvez accéder à votre agenda à tout moment et de n’importe où via une simple connexion internet sur ordinateurs, tablettes et smartphones. Nous mettons également à votre disposition une application gratuite pour Iphone, Ipad et Android qui vous permet de gérer votre agenda, consulter vos messages, envoyer des instructions aux secrétaires et accéder aux coordonnées de vos patients.
Envoi de SMS
Notre agenda permet d’automatiser l’envoi de SMS de rappels de rendez-vous aux patients de façon intelligente (tous les patients, uniquement les nouveaux patients ou certains patients ciblés). Nous pouvons également vous envoyer des SMS pour vous prévenir d’un rendez-vous de dernière minute, de l’ajout d’une visite à domicile en cours de route ou tout simplement d’un message urgent.
Synchronisation Gmail
Vous utilisez déjà un logiciel de gestion patient intégrant un agenda compatible avec l’agenda Gmail ? Ou vous préférez tout simplement que vos rendez-vous soient intégrés directement dans le calendrier de votre smartphone sans avoir à ouvrir notre application pour les consulter ? Bonne nouvelle : notre agenda est totalement synchronisable avec votre compte Gmail et ce, même sur Iphone !
Rendez-vous patients par internet
Afin de mieux répondre aux attentes de certains patients qui souhaiteraient pouvoir programmer leur rendez-vous à toute heure du jour ou de la nuit, nous proposons également sans surcoût un site de prise de rendez-vous par internet.
Vous pouvez choisir d’ouvrir la prise de rendez-vous à tous les patients ou bien seulement aux patients habituels, voire uniquement à certains patients de confiance.
QUELS SONT NOS ENGAGEMENTS QUALITES ?
Pas d'engagement de durée
Vous êtes libre d’interrompre votre contrat sans aucun préavis et par un simple appel téléphonique. Car la seule chose qui doit vous obliger à rester chez nous est votre satisfaction !
Des structures à taille humaine
pour que vos secrétaires répondent toujours avec le sourire, nous préférons ouvrir de nouvelles agences de petites tailles (jamais plus d’une dizaine de secrétaires) afin de conserver l’esprit familial qui anime nos équipes.
Des secrétaires compétentes
Nous ne recrutons pas en fonction des CV mais sur la personnalité des personnes que nous recevons en entretien (respect des instructions, esprit d’initiative, empathie). Elles bénéficient ensuite d’une solide formation initiale puis de formations continues dispensées en interne et par des organismes spécialisés.
Des secrétaires motivées
Une prime qualité leur est versée chaque trimestre en fonction de la qualité de leur travail, jugée sur la base d’écoutes d’appels enregistrés, de statistiques et de vérifications des dossiers dont elles ont la charge.
Des équipes stables
Nous recrutons nos secrétaires uniquement en CDI de 35 heures, avec mutuelles, prévoyances et chèques déjeuner afin de leur donner envie de rester et s’épanouir dans leur poste.
Un encadrement de qualité
Chaque agence compte 2 responsables d’équipe qui veillent en permanence au bon respect de vos instructions et à la qualité des réponses apportées.
Des procédures intelligentes
Prise de rendez-vous par internet
Afin de mieux répondre aux attentes de certains patients qui souhaiteraient pouvoir programmer leur rendez-vous à toute heure du jour ou de la nuit, nous proposons également sans surcoût un site de prise de rendez-vous par internet. Vous pouvez choisir d’ouvrir la prise de rendez-vous à tous les patients ou bien seulement aux patients habituels, voire uniquement à certains patients de confiance.
Afin d’éviter les erreurs et pérenniser la qualité, nos secrétaires respectent des procédures spécifiques (exemple : vérifier à intervalles réguliers que vous avez bien pris connaissance d’un message urgent, noter quand elles vous appellent afin de ne pas vous déranger trop souvent…).
Une transparence totale
A tout moment, vous pouvez vérifier dans votre interface client l’historique des appels traités (dates, heures, numéros de téléphone des appelant…).
Une gestion avisée
Nous investissons continuellement en moyens humains et techniques afin de toujours vous assurer le meilleur service possible.
Une implantation 100% locale
Nous ne délocalisons pas le traitement des appels afin de préserver l’emploi en France mais également pour garder la maitrise des méthodes de travail appliquées.
COMMENT FONCTIONNENT NOS TARIFS ?
Notre système de tarification spécifiquement adapté aux professions médicales fait de Santél l’un des meilleurs rapports qualité / prix du marché !
Votre facture est calculée en fin de mois en fonction du nombre d’appels traités, ce qui vous laisse une très grande souplesse dans votre utilisation du secrétariat et vous assure qu’elle sera toujours proportionnelle à votre activité.
Et chez Santél, tout est clair : seuls les appels entrants et les appels sortants effectués à votre demande sont comptabilisés. Lorsque nous vous transférons un appel, c’est gratuit et ce, que ce soit sur une deuxième ligne fixe ou sur votre portable.
Et lorsque nous appelons un patient suivant vos directives, l’appel est tout simplement comptabilisé dans le total des appels traités, sans aucune notion de surcoût pour appel sortant vers fixe ou portable.